ניהול, הובלה והטמעה של מנגנוני מעקב, בקרה וסינכרון בין תוכניות העבודה האסטרטגיות של הרשות המקומית לבין הביצוע בפועל בשטח על ידי האגפים השונים. המחלקה מהווה את "זרוע הביצוע והניטור" של אגף האסטרטגיה, ומבטיחה שהחזון העירוני מתורגם למעשים ועומד בלוחות הזמנים וביעדים שהוגדרו.
תחומי אחריות מרכזיים
1. ניהול ובקרת תוכניות עבודה עירוניות
- מעקב שוטף: ניטור התקדמות תוכניות העבודה השנתיות והרב-שנתיות של כלל אגפי העירייה (חינוך, הנדסה, שפ"ע, רווחה וכו').
- זיהוי חסמים (Bottlenecks): איתור מוקדם של פיגורים בלוחות זמנים, חריגות תקציביות או כשלים ביצועיים, והתרעה עליהם בפני מנהל האגף ומנכ"ל הרשות.
2. תיאום ואינטגרציה בין-אגפית
- סנכרון פרויקטים רוחביים: הובלת ממשקי העבודה בפרויקטים מורכבים המערבים מספר אגפים (לדוגמה: הקמת מבנה ציבור הדורשת תיאום בין הנדסה, חינוך ורכש).
- יצירת שפה משותפת: גישור על פערים מקצועיים ותרבותיים בין אגפים שונים כדי למנוע כפל משימות או "שטחים מתים" שבהם אף אגף אינו לוקח אחריות.
- פורומים מקצועיים: הגדרה, ניהול והובלה של ישיבות סטטוס ותיאום תקופתיות עם נציגי האגפים.
3. קביעת מדדי ביצוע (KPIs) והערכה
- פיתוח מדדים: סיוע לאגפים השונים בניסוח מדדי תוצאה (Outcomes) ותפוקה (Outputs) כמותיים ואיכותיים.
- מדידה והערכה: הפקת דוחות חצי-שנתיים ושנתיים המציגים את "מדד הדופק העירוני" – היכן העירייה עומדת ביחס ליעדים האסטרטגיים שלה.
. 4תמיכה בקבלת החלטות להנהלת הרשות
- הכנת חומרים לדיונים: ריכוז ועיבוד נתונים מורכבים לכדי תמציות מנהלים, מצגות וניירות עמדה עבור ראש הרשות, המנכ"ל ומנהל אגף האסטרטגיה.
- המלצות לתיקון: גיבוש הצעות לפתרון חסמים ושיפור תהליכי עבודה עירוניים בהתבסס על נתוני הבקרה.
מחלקת תאום ובקרה
גל עוזר
מנהלת מחלקת תאום ובקרה